• Neue Mitarbeitende gut auf den ersten Arbeitstag vorbereiten
  Zum Beispiel: Ein paar Tage vor dem Start eine E-Mail mit allen wichtigen Infos schicken – Adresse, Parkmöglichkeiten, was mitzubringen ist und wie die erste Woche abläuft. Das schafft Sicherheit und reduziert unnötige Fragen.
• Bestehende Teams rechtzeitig informieren
  Die Kolleg*innen sollten wissen, dass neue Teammitglieder kommen – am besten mit einer kurzen internen Mail, die Namen, Rolle und vielleicht sogar ein paar persönliche Infos enthält. So klappt das erste Kennenlernen entspannter – auch abteilungsübergreifend.
• Alles Notwendige im Voraus organisieren
  Wenn am ersten Tag alles bereitliegt, wirkt das nicht nur professionell, sondern erleichtert auch den Einstieg enorm.
  Beispiel: Willkommenspaket, Zugangsdaten, Ausweise, IT-Equipment, Arbeitsvertrag und alle relevanten Unterlagen vorab vorbereiten – inklusive einer kleinen Tour durchs Unternehmen.
• Onboarding-Plan und Ziele klar definieren
  Die ersten Wochen sollten gut strukturiert sein. Dazu gehören ein konkreter Zeitplan und realistische Ziele, die gemeinsam besprochen werden.
  Auch wichtig: Wer ist die Ansprechperson oder derdie Tutorin? Wie läuft das Onboarding konkret ab? Gibt es feste Termine mit Kolleg*innen oder Lernmodule?
• Regelmäßig Feedback einholen
  Onboarding ist kein Einmal-Event. Regelmäßige Check-ins helfen dabei, frühzeitig Probleme zu erkennen und gegenzusteuern.
  Beispiel: Kurze Feedbackgespräche oder Fragebögen helfen, den Prozess zu optimieren und das Engagement von Anfang an zu fördern.

In der Regel sind mehrere Abteilungen im Unternehmen am Onboarding-Prozess beteiligt – jede mit einer klaren Rolle:

• Die HR-Abteilung, die den neuen Mitarbeitenden oft schon ab dem Recruiting begleitet und den Onboarding-Plan erstellt.
• Das Backoffice bzw. die Verwaltung, die alle nötigen Unterlagen vorbereitet und interne Infos oder Mitteilungen organisiert.
• Die IT-Abteilung, die dafür sorgt, dass Zugänge, Geräte und Programme rechtzeitig eingerichtet und einsatzbereit sind.
• Tutorinnen, Führungskräfte oder Kolleginnen, die den Newcomer im Alltag begleiten, einarbeiten und als direkte Ansprechpersonen zur Seite stehen

Ein erfolgreiches Onboarding ist also immer Teamarbeit – und funktioniert am besten, wenn alle gut zusammenarbeiten.

Ein Teil des Onboardings lässt sich heute problemlos digital abbilden – das entlastet nicht nur die HR-Abteilung, sondern ist auch besonders praktisch, wenn neue Mitarbeitende remote starten oder sich in verschiedenen Ländern befinden.

Mit Apps, die sich nahtlos in bestehende Unternehmenssysteme integrieren lassen, auf allen Geräten laufen und intuitiv bedienbar sind, wird die Kommunikation nicht nur schneller und individueller, sondern auch dauerhaft zugänglich – ganz ohne Medienbrüche.

SmartCo ist eine App, die speziell für die interne Kommunikation entwickelt wurde – und viele Funktionen bietet, die das Onboarding deutlich vereinfachen:

• eigene Bereiche für Umfragen,
• Feedback-Tools,
• digitale Welcome-Kits
• und Tutorials, die jederzeit im Nutzerprofil abrufbar sind.

Mit dem Modul SmartGroup lassen sich zudem Nutzer in Zielgruppen clustern, z. B. nach Sprache, Region oder Rolle im Unternehmen. Das macht Kommunikation nicht nur effizienter, sondern auch zielgerichteter und persönlicher.