Wir haben bereits darüber gesprochen, was ein DAM (Digital Asset Management) ist und welche Vorteile es für Unternehmen bringt. (Falls du dein Wissen auffrischen willst, lies gerne unseren Artikel: Was ist Digital Asset Management (DAM)?)

Heute wollen wir etwas tiefer einsteigen und schauen, wie Unternehmen herausfinden können, welche Anforderungen ein DAM tatsächlich erfüllen soll – und wie es konkret in die bestehenden Prozesse eingebunden werden kann.

Grundsätzlich geht es den meisten Unternehmen bei der Einführung eines DAM-Systems darum, digitale Inhalte effizient zu speichern, zu organisieren und zu teilen. Ziel ist es, zentrale Zugriffsmöglichkeiten zu schaffen, Zeit zu sparen und unnötige Verwaltungsarbeit zu reduzieren.

Aber je genauer man hinschaut, desto unterschiedlicher sind die Anforderungen im Detail. Deshalb ist es wichtig, sich die Prozesse im Team genau anzuschauen und zu überlegen: Wo hakt es? Welche Funktionen eines DAM könnten uns wirklich weiterhelfen?

Der erste Schritt zur Lösung: Schwachstellen im Content-Lifecycle erkennen. Dafür lohnt es sich, mit verschiedenen Abteilungen ins Gespräch zu gehen – denn jede Abteilung hat ihre eigenen Stolpersteine.
Wenn diese Pain Points identifiziert sind, lässt sich daraus viel leichter ableiten, welche Funktionen ein DAM mitbringen muss. Hier ein paar typische Szenarien:

• Veraltete Inhalte entfernen
  Immer wieder werden alte, überholte Dateien verwendet? Ein DAM-System kann hier Abhilfe schaffen: Wenn eine neue Version eines Assets hochgeladen wird, kann die alte automatisch ersetzt oder archiviert werden. So landet keine veraltete Präsentation mehr im Pitch.
• Assets schnell finden
  Wer schon mal eine Bilddatei in einem Dschungel aus Ordnern gesucht hat, weiß: Das kostet Nerven und Zeit. Ein DAM macht Schluss mit dem Chaos – durch smarte Filterfunktionen, gezielte Suchmöglichkeiten und klare Zugriffsrechte.
• Immer und überall auf Inhalte zugreifen
  Spätestens seit der Pandemie wissen wir: Flexibles Arbeiten ist ein Muss. Deshalb sollte ein DAM cloudbasiert sein, damit das Team von überall aus Zugriff auf die Assets hat – egal ob im Büro, im Homeoffice oder unterwegs.
• Nutzung nachvollziehen
  Welche Dateien werden oft genutzt? Welche nie? Wie arbeiten verschiedene Rollen mit dem DAM-System? Ein gutes DAM bietet Analysefunktionen, die dir genau diese Einblicke geben – super hilfreich, um Prozesse weiter zu optimieren.
• Weniger Download/Upload, mehr Integration
  Ein DAM sollte nicht isoliert arbeiten, sondern sich nahtlos in bestehende Tools und Systeme integrieren. So entfällt das ständige Hin-und-her-Schieben von Dateien und der gesamte Workflow wird schlanker und effizienter.